Als je ook maar een beetje op mij lijkt, dan kun je elke dag wel tientallen taken bedenken die je zou moeten, willen of kunnen doen. Dat resulteert in lange to do-lijstjes en een constant gevoel van 'ik heb het zo druk'. Ben jij af en toe ook het overzicht kwijt en heb je onnodige stress omdat de taken die écht moeten gebeuren aan het eind van de dag nog steeds niet zijn voldaan? Dan moet je even verder lezen!
Wellicht ken je het scenario: je wilt je cv maken en opsturen voor een te gekke vacature, maar in plaats daarvan ben je je huis gaan stofzuigen, heb je je inbox opgeruimd en ben je je Instagram feed aan het doorscrollen. Ineens ben je een paar uur verder en heb je je cv nog steeds niet gemaakt. En nu? Hoe ga je beter met je tijd om en voorkom je dat je in de problemen komt? Ik vertel het je.
De Eisenhower Matrix
Het geheim zit 'm in prioriteiten stellen en tijdsmanagement, want: veel te doen en weinig tijd. Maak kennis met de Eisenhower Matrix. De Eisenhower Matrix, ook wel de Urgent-Important Matrix genoemd, helpt je taken prioriteren op basis van urgentie en belang. Je kunt het zien als een tool om je tijd zo effectief mogelijk te managen. Zo kom je erachter of je iets gelijk moet doen, een taak moet inplannen of delegeren of dat je het helemaal moet schrappen. Bekijk onderstaand tabel:
Je kunt je taken dus onderverdelen in vier categorieën:
1: Urgent en belangrijk
2. Niet urgent, maar wel belangrijk.
3. Niet belangrijk, maar wel urgent.
4. Niet belangrijk en niet urgent
1.Urgent en belangrijk
Allereerst zijn er de taken die belangrijk en urgent zijn. Dit zijn taken die naar je schreeuwen om gedaan te worden, maar ze helpen je ook bij het bereiken van lange termijn doelen en jouw missie in het leven. Voorbeelden van dit soort taken zijn:
- Een werk deadline behalen
- Reageren op een vacature
- Rekeningen betalen
- Gezondheidsproblemen
- Een kapotte auto of fiets
- Maaltijden voorbereiden
2.Niet urgent, wel belangrijk
Dit zijn eigenlijk de taken waar je het liefst zoveel mogelijk tijd aan zou besteden. Deze taken helpen je met het bereiken van je doelen en ze helpen met het verbeteren van je relaties, vertrouwen en zelfontwikkeling. Deze activiteiten geven je de meeste voldoening en zorgen voor succes en geluk. Zorg er daarom voor dat je tijd vrijmaakt of tijd reserveert voor deze taken. Voorbeelden:
- Genoeg slapen
- Bewegen/sporten
- Lezen
- Luisteren naar een podcast
- Organiseren en plannen
- Tijd doorbrengen met familie en vrienden
- Tijd doorbrengen in de natuur
- Mediteren
- Inspirerende lezingen bijwonen
3.Niet belangrijk, wel urgent
Dit zijn taken die jouw aandacht nodig hebben, maar die je niet per se helpen bij het bereiken van je lange termijn doelen. Deze taken worden nog al eens verward met nummer één en dit komt doordat mensen zich belangrijk voelen door deze taken. Hier mag je best wat egoïstischer bij zijn en jezelf beschermen. Voorbeelden van deze taken:
- Het nieuws volgen
- Direct appjes beantwoorden
- Telefoon opnemen tijdens werk of in gezelschap
- Alle ander push notificaties van je smartphone
4. Niet belangrijk en niet urgent
Misschien raad je het al, als het niet belangrijk is en ook niet urgent, waarom zou je hier dan überhaupt (veel) tijd aan besteden? En toch gebeurt het! Dit zijn de activiteiten die je doet wanneer je uitstelgedrag vertoont en waarbij je het gevoel hebt dat je je tijd verdoet. Ook al kan het leuk zijn of lekker voelen, het berooft je van je kostbare tijd dus wees hier voorzichtig mee. Voorbeelden van dit soort activiteiten:
- Netflix kijken
- Scrollen door Instagram
- Facebook video's bekijken waar vrienden je in hebben getagd
- Webshops afgaan en niets bestellen
Hoe gebruik je de matrix?
Nu weet je dat je je taken kunt verdelen in vier categorieën, maar hoe ga je te werk? Pak er maar een pen en een notitieblok bij en schrijf daar alles op waar je je tijd momenteel aan besteedt. Dus niet waar je je tijd aan wilt besteden, maar waar je daadwerkelijk je tijd aan besteedt (wees realisitisch en eerlijk). Verdeel ze vervolgens over de vier categorieën, zodat je een goede indruk krijgt van waar je momenteel je tijd aan besteedt en waar je aan kunt werken.
Waar je op moet letten is dat je zoveel mogelijk taken uit 2) prioriteit maakt (probeer ze in je dagelijkse routine mee te nemen), zodat je drama in 1) kunt voorkomen. Zorg er vervolgens voor dat je een balans vindt in de taken uit 3), zodat je de rest van je tijd kunt besteden aan 4) wetende dat je het hebt verdiend!
Wanneer je tenslotte alles in kaart hebt gebracht, is het goed om te kijken naar de dingen waar je je tijd aan wilt besteden. Maak vervolgens een matrix voor de toekomst en je zult er waarschijnlijk achter komen dat veel urgente taken veel tijd opslokken maar weinig waarde toevoegen aan je leven.Wees eerlijk naar jezelf en elimineer zoveel mogelijk taken die je niet dienen. Heb je moeite met het categoriseren van je taken? Vraag een vriendin of ze mee wilt kijken en wilt helpen. Vrienden zien vaak dingen die we zelf niet zien.
Heel veel succes en geniet van je tijd!
Deel dit artikel
